Då man startar ett nytt företag är det mycket att tänka på. Marknadsföring är såklart det viktigaste i början för att få ett företag att rulla, men då man väl har fått sina första kunder så tillkommer det en hel del administrativt arbete. Fakturering är en viktig del av företagets ekonomi och måste skötas väl för att företaget ska fungera. Att skriva en faktura kan verka lätt vid den första anblicken, men det finns en hel del bestämmelser och regler för hur en faktura ska se ut.
Utseendet på en faktura kan i regel bestämmas av företaget själv. Många företag vill gärna utfärda en faktura som är personlig för företaget och helst ska fakturan även innehålla företagets logga. Kunderna ska kunna känna igen fakturan och i vissa fall kan även fakturan fungera som en sorts marknadsföring. Därför väljer många företag att själva designa sin egen faktura. Det viktigaste av allt är ändå att fakturan ska vara lätt överskådlig och innehålla alla de viktigaste uppgifterna.
En faktura måste vara lagenligt utformad och innehålla all information som krävs enligt de rådande lagarna och bestämmelserna. En faktura måste innehålla i alla fall de följande uppgifterna: företagets namn och adress samt momsregistreringsnummer och ibland även köparens momsregistreringsnummer, ett fakturanummer som är unikt för varje faktura och gör det lättare att hitta fakturan i fråga, fakturadatumet som är det datum som fakturan har utfärdats på, en varu- eller tjänstespecifikation samt antal och enhetspris inklusive moms, leveransdatum eller leveranstid om det är frågan om en såld tjänst, alla tillämpningsbara skattesatser samt alla totalbelopp inom respektive skattesats samt totalbelopp för varje skattesats och totalbeloppet för hela köpet inklusive moms. Om någon uppgift saknas eller är bristfälligt ifylld så kan detta ställa till med problem vid bokföringen av fakturan.
Det kan tyckas vara en hel del saker som man måste komma ihåg då man skriver en faktura, men största delen av uppgifterna är helt logiska. Det kan ändå vara bra att skapa sig en fakturamall som innehåller fält för alla de krävda uppgifterna som man följer och fyller i varje gång man skapar en ny faktura, så man inte glömmer någon viktig uppgift. Detta underlättar också arbetet eftersom man inte måste skriva en ny faktura varje gång utan bara kan fylla i de tomma fälten på fakturamallen.
